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​Auditores internos: Si ven algo, digan algo

La semana pasada, mi publicación en el blog "5 Resoluciones de auditor interno para 2019" incluyó un punto importante que es familiar para la mayoría en un contexto muy diferente, pero también para nuestra profesión: "Si ve algo, diga algo". Para la seguridad pública, la frase ha desempeñado un papel importante, aunque a veces controvertido para frustrar los bombardeos y otros ataques terroristas, según informes de los medios.

A primera vista, "Ver algo, decir algo" puede no parecer un problema de auditoría interna. Pero el concepto se aplica a situaciones que los auditores internos enfrentan todos los días. A menudo vemos problemas e informamos sobre ellos durante las auditorías, pero "Ver algo, decir algo" también se aplica a los problemas que pueden no estar dentro del alcance de una auditoría. Es fácil mirar hacia otro lado si algo no está documentado formalmente en nuestros papeles de trabajo. Pero tenemos una obligación más grande, una vocación superior. Como conciencia de la organización, debemos estar constantemente vigilantes.

Al principio de mi carrera, me encontré con el problema que me dijeran que mirara para otro lado porque algo no estaba dentro del alcance de la auditoría. Como auditor interno junior, estaba trabajando en una auditoría de administración de contratos en una base del Ejército de los Estados Unidos. Estábamos revisando los archivos del contrato en una instalación de mantenimiento de vehículos cuando noté que varios contenedores de materiales de desechos tóxicos estaban colocados en una esquina de la instalación. No estaban marcados, pero estaba seguro de que contenían productos derivados del petróleo. Más importante aún, al menos dos de los contenedores de 50 galones tenían fugas. Le informé esto a mi jefe. Todavía recuerdo su respuesta: "Richard, para eso no estamos aquí. Si empezamos a escribir todo lo que vemos mal, nunca saldremos de aquí ".

Aunque mi jefe se negó a comentar sobre lo que estaba seguro de que se trataba de una violación de cumplimiento ambiental, me convertí en un firme defensor de incluir una revisión del mantenimiento de los desechos peligrosos en el plan de auditoría interna del próximo año. Me di cuenta de que el daño ya estaba hecho, pero siempre creí que, cuando vimos algo, deberíamos haber dicho algo.

Hablar sobre observaciones que no están dentro del alcance de nuestras auditorías puede exigir guantes para niños, no guantes de boxeo. Cuando encuentra problemas, la forma en que los señala puede determinar si se lo considera útil o como un cuento de sabelotodo; como una fuente confiable de información y consejos, o como un soplón. No tiene que gritarlo desde los tejados cada vez que note un problema menor. Pero si ve algo mal y es un auditor interno, necesita decir algo y, a menudo, necesita decirlo con rapidez y cuidado. No necesita usar un tono acusatorio, y no necesita culpar a nadie. Si está en un equipo de auditoría, alerte al líder de su equipo (como lo hice yo). Si usted es un informe directo al director ejecutivo de auditoría (CAE), júzguelo con él o ella. Si usted es el CAE, convérselo con la gerencia, o si la gerencia está implicada o no responde, revíselo con el comité de auditoría.

Como auditores internos, señalar áreas de problemas potenciales es una parte esencial de nuestros trabajos. Debemos estar dispuestos a dar un paso adelante y hablar con valentía cuando vemos un comportamiento que es potencialmente dañino o crea riesgos, incluso cuando los altos ejecutivos están involucrados. A continuación le indicamos algunos ejemplos de sucesos que podríamos observar que podrían justificar decir algo:

  • Seguridad física laxa en instalaciones donde estamos auditando.
  • Protección inadecuada de documentos confidenciales o de propiedad exclusiva en instalaciones en las que estamos realizando auditorías.
  • Prácticas de gasto inútil o extravagante en la organización.
  • Violaciones de políticas corporativas o regulaciones fuera del alcance de la auditoría (como las infracciones en el almacenamiento de petróleo que observé).
  • Comportamiento impropio por parte del personal o la gerencia en las instalaciones donde estamos auditando (acoso sexual u otro tipo de hostigamiento de miembros del equipo de auditoría u otros empleados).
  • El personal o la gerencia toman atajos o violan las políticas para lograr objetivos predeterminados (los fines justifican el comportamiento de los medios).
  • Una declaración errónea o tergiversada de hechos en una reunión de personal o reunión de la junta, o información inexacta proporcionada a un regulador.

Hablar cuando vemos algo inapropiado no se limita a las acciones de la gerencia o del personal. También debemos hacernos responsables. Por ejemplo, si notamos que los colegas de auditoría interna toman atajos que podrían socavar la precisión o credibilidad de una auditoría interna, no debemos dudar en decir algo.

En los últimos meses, he escrito y hablado sobre los riesgos que los déficits de valor presentan para nuestra profesión. Debemos verificar constantemente nuestra propia brújula moral para validar que actuamos de manera ética y competente en la ejecución de nuestras responsabilidades. Cuando observa que algo está mal (incluso si no está dentro del alcance de su auditoría), tiene la oportunidad y la obligación de compartir la información necesaria que puede ayudar a su organización. Algunas personas pueden ver esto como un soplón. Pero en muchos casos, los que castigan a alguien como un soplón están enojados por haber sido atrapados en el mal. Para nuestras organizaciones y otras personas que están siendo amenazadas o lesionadas por las malas acciones, las iniciales SNITCH simplemente significan Compartir información necesaria que puede ayudar.

Espero con interés su opinión sobre la forma de comunicarlo.

Declaración

Richard F. Chambers, presidente y director general del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanalmente para InternalAuditor.org., sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de la auditoría interna.