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Cuando descubras un fraude, no rompas los huevos

Los Estándares Internacionales para la Práctica Profesional de Auditoría Interna son claros: los auditores internos deben poseer los conocimientos, habilidades y competencias necesarias para llevar a cabo sus responsabilidades. Algunos auditores internos también tienen el conocimiento y las habilidades para llevar a cabo un examen de fraude de manera efectiva, pero la mayoría no las tiene. Y en un próximo documento de perspectiva, The IIA enfatiza que no se debe esperar que los auditores internos tengan la experiencia de aquellos profesionales cuya responsabilidad principal es investigar el fraude. The IIA cree que las investigaciones de fraude son mejor llevadas a cabo por aquellos experimentados para llevar a cabo tales tareas.
 
Con suerte, su organización tiene un plan de respuesta al fraude que asigna tareas y responsabilidades específicas. Pero si no, no asuma automáticamente que como auditor interno, debe emprender una investigación de fraude sin ayuda o que debe liderar usted mismo un equipo de investigación de fraude.
 
Todos debemos estar familiarizados con los indicadores de fraude y debemos poder evaluar los controles antifraude. Pero pocos auditores internos están completamente equipados para ser investigadores de fraude. Un interrogatorio es muy diferente a una entrevista de auditoría, y puede haber un gran riesgo entre revisar la evidencia y contaminarla. Cuando se sospecha de un fraude, un simple error puede convertirse fácilmente en una medida costosa y que limita la carrera.
 
He visto demasiados casos durante mi carrera en los que auditores internos bien intencionados dañaron inadvertidamente las posibilidades de una investigación de fraude exitosa porque o bien fueron descuidados o simplemente no entendieron los riesgos de sus acciones. Siempre advertí a mis equipos que tuvieran cuidado de no "romper los huevos" cuando se encontraron con un posible fraude durante el curso de una auditoría interna. Según mi experiencia, los siguientes son sólo algunas clases de errores que los auditores internos pueden cometer cuando encuentran evidencia de fraude.
 
1. No discuta la situación con nadie que no tenga necesidad de saberlo. Incluso la existencia de una investigación debe mantenerse confidencial. Tenga en cuenta que el alcance de un fraude ocupacional a menudo es mayor de lo que parece, y es posible que aún no haya identificado a todas las personas involucradas en el delito. El Código de ética de nuestra profesión requiere confidencialidad, y no es apropiado conversar sobre investigaciones nuevas o en curso, incluso con otros auditores internos.
 
2. No haga acusaciones ni arranques al juicio. La evidencia puede parecer indicar que alguien ha cometido un delito, pero las acusaciones pueden llevar a cargos de difamación, calumnia o despido injustificado. Rara vez debería ser el trabajo de un auditor interno acusar a cualquier persona de fraude, así que contacte a su supervisor antes de comentar algo que luego podría lamentar.
 
3. No interrumpa las operaciones. Si lo hace, puede avisar a los estafadores potenciales que están bajo sospecha. Sus acciones pueden hacer que destruyan pruebas importantes, advertir a los cómplices o tomar otras acciones que puedan socavar una investigación.
 
4. No perturbe la escena de un crimen potencial ni haga nada que pueda contaminar o destruir pruebas digitales. Los auditores internos son buenos para examinar la evidencia, pero se debe tener especial cuidado durante las investigaciones. Por ejemplo, puede parecer apropiado examinar los registros de computadora de un sospechoso o hacer una copia de respaldo de sus archivos. Pero los expertos en informática forense nunca realizan análisis en medios originales. Simplemente al encender la computadora de un sospechoso, abrir un archivo o hacer una copia de seguridad, está cambiando las marcas de tiempo digitales y los valores de hash, lo que puede comprometer pruebas importantes. A veces, la acción es inevitable: por ejemplo, puede ser necesario aislar una computadora para evitar conexiones dentro y fuera del sistema. Pero preservar la evidencia digital es complicado. A menos que tenga capacitación especializada en informática forense, llame para pedir ayuda antes de continuar.
 
5. No deje de alertar rápidamente a los abogados y profesionales de recursos humanos. Es probable que su plan de respuesta contra el fraude establezca que es necesario informar a un asesor legal y a un representante de recursos humanos (RH) antes de iniciar una investigación formal. La información de recursos humanos puede ser especialmente importante si la investigación u otras medidas disciplinarias pueden resultar de la investigación. Dependiendo de las circunstancias, es posible que se requiera que su organización divulgue información sobre actividades delictivas a los reguladores, a la policía, a los clientes, a los accionistas u otras partes. El asesor legal puede ayudar a garantizar que los requisitos reglamentarios no se pasen por alto; y el privilegio de abogado-cliente puede ayudar a proteger a su organización de la divulgación de detalles que tal vez no quiera hacer público de inmediato.
 
6. No asuma que debe realizar interrogatorios. Cuando se realizan con experiencia, los interrogatorios pueden ser una excelente fuente de información. Sin esa experiencia, una investigación puede ser dañada irreparablemente. Las entrevistas y discusiones de auditoría interna a menudo emplean enfoques de colaboración que no son necesariamente apropiados durante las investigaciones; Pero un enfoque acusativo también puede ser un gran error. Nadie quiere un sospechoso hostil o defensivo.
 
7. No descuide sus archivos. Nunca es una buena idea dejar los papeles de auditoría interna sin seguridad, pero cuando se trata de un fraude, mantener la documentación segura y confidencial es particularmente importante. Tener una copia de un documento no es tan bueno como tener el original.
 
Las investigaciones de fraude pueden ser compromisos de alto riesgo. Si cree que existe la posibilidad de fraude, no rompa los huevos. No debe realizar ninguna acción que pueda alertar a posibles estafadores o comprometer pruebas para que no pueda investigarse más adelante. No quiero implicar que la auditoría interna nunca debe involucrarse en investigaciones de fraude, pero si los auditores internos no son investigadores totalmente capacitados, es hora de buscar ayuda de especialistas. Un auditor interno sabio entiende los límites de su propio conocimiento y sabe cuándo pedir ayuda.
 
Espero sus pensamientos sobre este importante tema.
 
Declaración
 
Richard F. Chambers, presidente y director general del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanalmente para InternalAuditor.org., sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de la auditoría interna.