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​Cuando las ruedas salen de una auditoría interna, el culpable suele ser una mala planificación

En mi rol como Presidente y CEO del IIA, me encuentro y converso con auditores internos de todo el mundo. Es gratificante escuchar sus éxitos y es importante aprender sobre sus desafíos. En la publicación del blog de esta semana, quiero compartir con ustedes algunas de las cosas que escuché cuando las auditorías internas fallan. Mi esperanza es que, al hablar de nuestros errores, podamos corregir nuestro curso y prevenir problemas futuros.

En general, la mayoría de los problemas que surgen cuando las ruedas se desprenden durante las auditorías internas provienen de una causa única: la planificación inadecuada del compromiso. Puede ser tentador acortar la planificación del compromiso, especialmente cuando todavía estamos tratando de concluir la última auditoría. Pero cuando recurrimos a atajos, los resultados pueden ser desastrosos. En palabras de Benjamín Franklin, "Al fallar en la preparación, te estás preparando para el fracaso."

Estos son solo algunos ejemplos de cómo las cosas pueden ir al sur cuando los auditores internos no planean adecuadamente:

  • Recientemente, me enteré de una auditoría interna que tuvo un comienzo desastroso simplemente porque los auditores no le explicaron al cliente durante la fase de planificación por qué venían y qué esperaban lograr. Sin duda, tenían la intención de detallar los objetivos y el proceso de auditoría al comienzo del trabajo de campo, pero antes que pudieran hacerlo en la reunión inicial, su nervioso nuevo cliente ya estaba en un modo de fusión defensiva.
  • Otro departamento de auditoría interna se sintió orgulloso de haber informado a los clientes sobre los próximos compromisos, seis meses completos antes de la fecha en que se aprobó el plan anual. Pero cuando el equipo viajó para el trabajo de campo en Europa, el cliente no estaba allí. Una vez más, el problema resultó ser comunicaciones deficientes durante la etapa de planificación de la auditoría. El supervisor del compromiso falló en no confirmar  con el cliente en las semanas inmediatamente anteriores a la auditoría, y el cliente simplemente se olvidó del próximo compromiso.
  • El año pasado, escuché acerca de un auditor interno que revisó los resultados de una auditoría interna previa durante la fase de planificación, pero no consideró el trabajo de otros proveedores de aseguramiento. Las pruebas estaban en marcha cuando el cliente exasperado señaló que el departamento de cumplimiento y los reguladores habían revisado exactamente las mismas cosas un mes antes, y que ninguno había notado ningún problema. Naturalmente, hubo algunas caras rojas en el departamento de auditoría interna.
  • Si se ha hospedado en un hotel a dos horas de distancia de la ubicación de su cliente porque ha pospuesto la realización de reservas hasta que los hoteles cercanos no tengan vacantes, no está solo. Si alguna vez ha pasado un fin de semana conduciendo a un lugar distante de auditoría porque esperó demasiado para reservar un vuelo, tampoco está solo en eso. "¿Alguien no hizo arreglos para alquilar un auto?" "¿No se supone que alguien debería reservar una sala de conferencias?" "¿Cuándo crees que podemos acceder al sistema?" A menudo, oigo hablar de problemas logísticos que podrían evitarse simplemente al comenzar a planificar un poco antes y al usar una lista de verificación para ayudar a garantizar que los detalles no se pasen por alto.
  • El error de planificación "novato" más común es simplemente no pedir consejo o ayuda cuando es necesario. He conocido a varios auditores internos que intentaron hacerlo solos cuando no tenían el conocimiento o las habilidades necesarias para realizar parte de un compromiso. He conocido a otros que trataron de evitar el problema eliminando los procedimientos de auditoría que deberían haberse llevado a cabo. Ambos enfoques pueden conducir a resultados pobres, sin embargo, una simple conversación con un supervisor podría haber resuelto el problema fácilmente. Por ejemplo, un nuevo auditor interno podría haberse asociado con alguien que sepa más acerca de la organización, un auditor reasignado para hacer un mejor uso de sus conocimientos y habilidades individuales, o podría haber disponible capacitación.
  • Dos auditores internos en uno de mis equipos una vez encontraron evidencia de problemas significativos en un proceso bajo revisión. Después de semanas de prueba, compartieron sus resultados con el cliente. El cliente les dijo que estaba al tanto del problema, que era la razón por la cual se había tomado una decisión varios meses antes para interrumpir el proceso. El nuevo equipo ya estaba en orden. Si, durante la fase de planificación, los auditores hubieran preguntado sobre las operaciones que podrían estar cambiando en el futuro, podrían haberse ahorrado semanas de trabajo.
  • Otro equipo de auditores internos no aprendió hasta el comienzo del trabajo de campo que ya se había implementado una nueva tecnología. Lamentablemente, los auditores asignados no estaban calificados para revisar la nueva tecnología, por lo que cancelaron el compromiso y se reprogramó una auditoría para el año siguiente. Pero lo peor estaba por venir: debido a un cambio en el personal, nadie le dijo al supervisor del compromiso del próximo año sobre la auditoría cancelada. Una vez más, la planificación de la auditoría fue mínima; una vez más, los auditores equivocados fueron asignados a la revisión; y una vez más, la auditoría tuvo que ser cancelada después que había comenzado. Me dijeron que la reacción del cliente fue "memorable."

Cada una de estas situaciones reflejaba mal la auditoría interna, frustraba a los auditores internos y a los clientes e ilustraba el tipo de ineficiencia e ineficacia que los auditores internos supuestamente deben evitar, no fomentar. Pero, en algunos casos, es posible que no sepamos hasta qué punto una mala planificación de auditoría daña nuestra reputación y nuestra capacidad de agregar valor.

Uno de los altos funcionarios del Departamento de Servicios de Calidad del IIA recordó una función de auditoría interna que no incluía una fase de planificación en sus compromisos de auditoría. Los auditores internos habían usado los mismos programas de trabajo durante años, básicamente repitiendo las mismas auditorías una y otra vez con poca interacción con el cliente. Los auditores internos eran buenos para mantenerse dentro del cronograma, pero debido a que sus informes de auditoría siempre dicen lo mismo, no abordaron las inquietudes específicas de los clientes. Entonces, la mayoría de los hallazgos involucraron errores o descuidos relativamente menores. ¿El resultado? Los clientes tenían una opinión muy baja de la función de auditoría interna y declararon que no creían que tuviera un valor agregado.

La planificación de la auditoría es una inversión, pero es una inversión que puede pagar grandes dividendos en términos de una credibilidad y relaciones mejoradas con nuestros grupos de interés. También es nuestra mejor oportunidad para mejorar la efectividad de la auditoría. Es por eso que las funciones de auditoría interna de clase mundial planifican, planifican y luego planean un poco más.

Estas son solo algunas de las cosas que pueden salir mal cuando las auditorías internas no están planificadas adecuadamente. Estoy seguro que tienes otros ejemplos. Teniendo en cuenta que el lema del IIA es "Progreso al Compartir", me gustaría recibir sus comentarios.

Declaración

Richard F. Chambers, presidente y director general del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanalmente para InternalAuditor.org., sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de la auditoría interna.