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​Escribir un informe de auditoría impactante: 6 consejos para ser más persuasivo

10 de septiembre de 2018

Si les pregunta a los auditores internos por qué escriben informes de auditoría, algunos podrían responder que es para comunicar los objetivos, el alcance y los resultados de un compromiso. Otros podrían ofrecer que es para describir lo que encontraron los auditores y para hacer recomendaciones para mejorar. Pero el objetivo final de los informes de auditoría interna no es describir lo que encontramos o hacer recomendaciones para mejorar. Es para persuadir a los lectores a tomar medidas.

El impacto es imperativo, pero no todos los auditores internos se dan cuenta de la diferencia que el estilo de redacción puede hacer para garantizar que la acción correctiva sea completa y oportuna. El contenido de un informe informa a los lectores, pero yo diría que el estilo de escritura es lo que motiva. Por ejemplo, cuando el ejército de los EE. UU. probó dos versiones de un mensaje comercial pidiendo a los lectores que realizaran una tarea específica, quienes recibieron una carta bien escrita de "alto impacto" tuvieron el doble de probabilidades de cumplir con la nota el día que la recibieron.

Durante mi carrera como auditor interno, escribí o edité cientos de informes de auditoría interna, algunos que fueron buenos y otros que podrían haber utilizado otra ronda de ediciones. A continuación, se incluyen algunas recomendaciones que pueden ayudarlo a garantizar que sus informes de auditoría sean efectivos: que no solo cambiarán las mentes, sino que crearán un llamado a la acción que obtendrá resultados.

  1. Mantenerlo corto

    Si echó un vistazo al informe del inspector general (IG) del Departamento de Justicia sobre cómo los funcionarios federales manejaron la investigación del uso de Hillary Clinton de un servidor privado de correo electrónico mientras era Secretaria de Estado, verá que es sorprendentemente diferente del promedio interno informe de auditoría. Contiene más de un cuarto de millón de palabras, y las recomendaciones no comienzan hasta aproximadamente la página 500.

    No estoy opinando sobre los hallazgos del informe o sobre la política que todavía gira en torno a eso. Como ex IG, puedo apreciar la necesidad de detalles. El alcance de la revisión fue desalentador, los problemas fueron complejos y todos los aspectos del compromiso estuvieron rodeados de controversia. Pero siempre es importante tener en mente a los lectores, y el estilo que funciona para una gran investigación de la oficina del IG probablemente sería inapropiado para su departamento de auditoría interna. Intentar (y fallar) leer el informe del IG en una sola noche me recordó las palabras del gran Winston Churchill, que dijo: "Este informe, por su extensión, se defiende del riesgo de ser leído."

    Las lecciones para los auditores internos: (1) Los informes de auditoría interna son más persuasivos cuando se adaptan a las necesidades de nuestros grupos de interés; y (2) si abrumamos a nuestros lectores con demasiada información, nuestros informes tendrán menos impacto. Si una palabra, idea o frase no contribuye directamente al punto, considere eliminarla.

  2. Mantenlo simple

    Los mejores informes de auditoría interna expresan grandes ideas en pequeñas palabras, nunca pequeñas ideas en grandes palabras. Nuestra escritura es muy persuasiva cuando utilizamos un lenguaje claro, directo y familiar. Esto no significa tener que  "bajar el nivel de la inteligencia de los lectores" en nuestros informes; sí significa una comunicación clara y efectiva, lo opuesto a la jerga legal. Como mencioné en una publicación de blog anterior, Diez cosas para no decir en un informe de auditoría interna, si suena impresionante, es probable que necesite una reescritura.

    Existe evidencia convincente que el lenguaje sencillo tiene más probabilidades de ser leído, comprendido y atendido en mucho menos tiempo. En 1989, la Marina de los EE. UU. llevó a cabo un estudio de oficiales que leían memorandos de negocios escritos en inglés simple o en un estilo burocrático. Oficiales que leen el memorándum simple:

    • Tuvo una comprensión significativamente más alta.
    • Tomé entre un 17% y un 23% menos de tiempo para leer la nota.
    • Sentí menos necesidad de volver a leer la nota.


    Muchos auditores internos usan herramientas como las pruebas Flesch Reading Ease o Flesch-Kincaid Grade Level para determinar si sus informes son legibles. Esas pruebas están disponibles en línea sin costo, o si prepara sus informes con Microsoft Word, puede optar por mostrar información sobre el nivel de lectura cuando termine de revisar la ortografía y la gramática.

    La lección para los auditores internos: hay una razón por la que rara vez se ve el lenguaje burocrático o la jerga legal en los materiales de marketing: el lenguaje sencillo vende las ideas mejor. Incluso si todas las partes interesadas son capaces de leer y entender una disertación doctoral, eso no significa que quieran hacerlo. Es más probable que su escritura sea persuasiva si no es pomposa, innecesariamente complicada o está cargada de jerga técnica.

  3. Haz que tus mejores ideas se destaquen

    Tenemos que facilitar que los ejecutivos ocupados lean, absorban y actúen sobre los resultados de nuestro trabajo. Mantener las cosas cortas y simples puede ayudar, pero también debemos organizar nuestros informes para resaltar las ideas más importantes.

    Los encabezados de estilo de mensaje, los subtítulos y los cuadros de llamada pueden llamar la atención sobre la información más importante en su informe. No dude en utilizar ejemplos, tablas, colores, gráficos o imágenes para aclarar y agregar énfasis a cuestiones importantes. También considere usar un resumen ejecutivo, una tabla de contenido y / o un índice para ayudar al lector a encontrar fácilmente información en su informe. Para informes más largos, un resumen ejecutivo es esencial.

    La lección para los auditores internos: las diferentes partes interesadas tienen diferentes necesidades, por lo que debemos ayudar a los lectores individuales a acceder a la información específica que necesitan. Nuestra escritura no será persuasiva si los mensajes clave se pierden en los detalles.

  4. No descuides los conceptos básicos

    ¿Alguna vez recibió un currículum o una propuesta comercial que contenía errores ortográficos o gramaticales? Probablemente pensó dos veces en considerar seriamente a la persona o empresa que lo envió. Lo mismo vale para su informe de auditoría. Si contiene errores ortográficos o una gramática o puntuación incorrectas, los lectores pueden tener la impresión de que no está orientado a los detalles o, peor aún, que no tiene cuidado con su trabajo. Incluso un solo error puede afectar negativamente su credibilidad. Puede que no sea justo, pero si su informe contiene errores (descuidados o no), sus argumentos bien razonados pueden fallar.

    La lección para los auditores internos: preste atención a los detalles. Es difícil ser persuasivo si pierde su credibilidad porque ignoró lo básico.

  5. Considera las implicaciones

    Todos tratamos de ser imparciales, pero a veces pasamos por alto la implicación de nuestras palabras. Si queremos que los lectores acepten nuestras ideas, nuestro tono debe ser objetivo, incluso cuando enviemos un mensaje negativo.
    En Claridad, impacto, velocidad: entrega de informes de auditoría que importan, mi buena amiga Sally Cutler ofrece los siguientes ejemplos de escritura que, desde la perspectiva de la gerencia, pueden parecer innecesariamente sesgados o negativos:

    Parcial y más negativo:

    • La unidad no pudo presentar documentación para demostrar el cumplimiento de la política.
    • Cuando se les preguntó, los gerentes dieron explicaciones contradictorias sobre el proceso de verificación del proveedor.

    Imparcial y más positivo:

    • La documentación no estaba disponible para demostrar el cumplimiento de la política.
    • Los gerentes tenían diferentes interpretaciones del proceso de verificación del proveedor.

    La lección para los auditores internos: raramente persuadimos haciendo que alguien se sienta hostil o defensivo. Si nuestro informe parece parcial o injusto, es probable que el cliente nos desconecte.

  6. Recuerda las Cinco C

    Un seminario de IIA, Redacción de informes de auditoría, describe cinco componentes importantes de observaciones y recomendaciones:

    • Criterios (lo que debería ser).
    • Condición (el estado actual).
    • Causa (el motivo de la diferencia).
    • Consecuencia (efecto).
    • Planes de acción Correctiva / recomendaciones.

Incluso si usa las cinco C, es posible que su informe no sea persuasivo. Pero sin las cinco C, tus posibilidades de éxito se desplomarán. Su descripción de las posibles consecuencias es particularmente importante: una bien escrita es el "¿y qué?" eso empuja a la gerencia hacia la acción. Indica quién se beneficiará, cómo se beneficiarán y por qué. A menudo, la persuasión se potencia si las consecuencias se describen en términos orientados a los negocios, con elementos medibles y marcos de tiempo específicos. Si el dinero, la seguridad o la integridad del programa están en juego, por ejemplo, debe decirlo.

Esos son algunos de mis consejos para hacer que los informes de auditoría interna sean más persuasivos, pero es posible que tenga otras sugerencias.  Doy la bienvenida a tus pensamientos.

Declaración
Richard F. Chambers, presidente y director general del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanalmente para InternalAuditor.org., sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de la auditoría interna.