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La maldición de los “Papeles de trabajo felices”

Como un joven auditor interno, me tomé muy enserio el minucioso arte de documentar los resultados de mi trabajo de auditor interno en papeles de trabajo. Creía que los papeles de trabajo completos y bien organizados eran críticos para demostrar la calidad de mis esfuerzos, y eran la base para los informes de auditoría que escribía al final de la auditoría.

Entendí que los papeles de trabajo necesitaban incluir documentación de las pruebas que examiné, y que las pruebas necesitaban ser relevantes, confiables, suficientes y útiles. Me adapté a la cultura de la profesión de la época. Y llegue a creer que los papeles de trabajo de auditoría interna eran buenos, y que más papeles de trabajo eran mejores.

Cuando ascendí al nivel de director ejecutivo de auditoría (DEA), mi perspectiva sobre los papeles de trabajo cambió drásticamente. Como nuevo DEA, estaba determinado a alcanzar la mayor eficiencia en el departamento, realzar nuestra capacidad para auditar mas riesgos, y añadir valor para la organización. Empecé una revisión completa de nuestros procesos en auditoría interna e identificar incontables oportunidades de mejora. Un área en la cual fuimos lamentablemente ineficientes fue en la conducta de nuestros auditores (particularmente la documentación de los resultados de nuestra auditoría en los papeles de trabajo).

A medida que revisé más y más de nuestras auditorías, llegué a referirme a gran parte de lo que estaba incluido como “papeles de trabajo felices”. Verá, los papeles de trabajo estaban llenos con pruebas de que todo estaba bien; documentos que simplemente confirmaban que los controles fueron adecuadamente implementados y diseñados. Cuando todo lo que se encuentra un auditor interno durante el curso de una auditoría es simplemente capturado e incluido en los papeles de trabajo, pronto estos pueden ser medidos en pies lineales.

Solía bromear con que mi equipo incluía todo en los papeles de trabajo menos el directorio telefónico. Después, literalmente encontré el directorio telefónico de la organización en el medio de un conjunto de papeles de trabajo. La defensa del auditor interno: la guía telefónica corroboraba la evidencia de la cantidad de miembros del equipo asignados a la organización.

Los papeles de trabajos felices me hicieron todo menos feliz. Esto porque los papeles de trabajo son los medios por los cuales los resultados de la auditoría son documentados—no el fin en sí mismo. Se debe documentar cada papel de trabajo (incluir información tal como el propósito, fuente, alcance y conclusión). Todo eso toma al equipo un tiempo valioso, ralentizando así la auditoría. Una vez que el borrador del informe de auditoría es preparado, los papeles de trabajo deben ser revisados como parte del proceso de aseguramiento de la calidad del trabajo. Todos estos pasos usurpan la capacidad de la auditoría interna y disminuyen la cantidad de tiempo para emprender nuevos compromisos.

Entonces, qué distingue a “los papeles de trabajo felices” de aquellos que son esenciales para documentar el resultado de la auditoría? Para mí, la respuesta siempre ha girado en torno a los criterios de suficiencia y utilidad. Los papeles de trabajo felices son comúnmente relevantes y confiables, pero van más allá de lo necesario para ser suficientes y útiles. No necesitaba ver la guía telefónica como otra forma más de evidencia de que el personal de organización está documentado. Otra evidencia era suficiente y, francamente, la guía telefónica simplemente era inútil.

Las Normas Internacionales para la Práctica de la Auditoría Interna del IIAson apropiadamente amplias cuando prescriben requisitos de documentación. Los dos pasajes más relevantes:

  • Norma 2310: identificar la información—“los auditores internos deben identificar la información suficiente, confiable, relevante, y útil para lograr los objetivos del compromiso”
  • Norma 2310: documentar información –“los auditores internos deben documentar la información suficiente, confiable, relevante, y útil para apoyar los resultados y conclusiones del compromiso.”

El IIA ofrece algo de perspectiva adicional al considerar la suficiencia: “La información suficiente es basada en hechos, adecuada y convincente para que una persona informada prudente llegue a la misma conclusión que el auditor".

Gran parte de lo que constituye el volumen de documentos de trabajo son archivos o documentos que afirman la conformidad con criterios como políticas o controles. Durante mucho tiempo he argumentado que dichos archivos o documentos no tienen que incluirse en su totalidad en los documentos de trabajo, especialmente si afirman la conformidad con los criterios. Soy particularmente parcial a la guía proporcionada en las U.S. Government Auditing Standards (the Yellow Book) (Normas de Auditoría del Gobierno de los Estados Unidos (el Libro Amarillo)), que ofrece la siguiente orientación a los auditores del gobierno sobre lo que debe incluirse al documentar evidencias en los documentos de trabajo:

8.135.b. “El trabajo realizado y la evidencia obtenida para respaldar juicios y conclusiones importantes, así como las expectativas en los procedimientos analíticos, incluidas descripciones de transacciones y registros examinados (por ejemplo, enumerando cantidad de archivos, cantidad de casos u otros medios para identificar documentos específicos examinados, aunque no se requieren copias de los documentos examinados o listados detallados de información de esos documentos)” (énfasis añadido por mí).

Todo departamento de auditoría interna debe tener un sistema de controles de calidad que asegure la calidad de los resultados de la auditoría. Estas políticas a menudo proporcionan una política amplia al departamento sobre la preparación de documentos de trabajo. Para aquellos departamentos que luchan con la puntualidad de los resultados de las auditorías exacerbados por ineficiencias como una abundancia de papeles de trabajo felices, les insto a que revisen estas políticas con una mentalidad ágil.

Me gustaría escuchar a los lectores que luchan con demasiados "papeles de trabajo felices".

Richard F. Chambers, presidente y director ejecutivo del Global Institute of Internal Auditors, escribe un blog semanal para InternalAuditor.org sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de uditoría interna.