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​La malédiction des « jolis » documents de travail

Lorsque j’étais jeune auditeur interne, je prenais très au sérieux l’art de consigner avec minutie les résultats de mes travaux d’audit dans des documents de travail. Je pensais que ces documents étaient, par leur exhaustivité et leur organisation irréprochable, le reflet de la qualité de mes efforts, et qu’ils formaient la base du rapport d’audit que j’allais rédiger à l’issue de la mission.

Je savais que je devais y documenter les éléments probants sur lesquels je m’étais penché, des éléments qui devaient être pertinents, fiables, suffisants et utiles. En phase avec la culture de la profession de l’époque, j’en suis même venu à penser que les documents de travail de l’audit interne étaient une bonne chose, et qu’il ne pouvait jamais y en avoir trop.

Quand je suis devenu responsable d’audit interne, j’ai changé d’avis du tout au tout. À peine nommé, j’étais déterminé à améliorer l’efficience de mon service, à accroître notre capacité à auditer davantage de risques, et à créer de la valeur pour l’organisation. J’ai entrepris de revoir l’ensemble de nos processus d’audit interne, et j’ai identifié une foule d’axes d’amélioration. Un domaine dans lequel nous péchions particulièrement, c’était la réalisation de nos missions, et en particulier, la consignation de nos résultats d’audit dans les documents de travail.

C’est au fil de ma revue que j’ai commencé à les surnommer les « jolis » documents de travail. En effet, ils débordaient de preuves que tout allait bien ; autant de démonstrations du fait que les dispositifs de contrôle étaient adéquats dans leur conception et leur mise en œuvre. Mais lorsqu’un auditeur interne se met à collecter et à inclure dans les documents de travail tous les éléments qu’il rencontre au cours de son audit, la longueur de ses dossiers a vite fait de se compter en mètres linéaires.

Pour rire, j’avais coutume de déclarer que dans les documents de travail de mes collaborateurs, il ne manquait que l’annuaire. Avant de tomber un jour sur l’annuaire interne au milieu d’une pile de dossiers. La défense de l’auditeur interne concerné ? L’annuaire corroborait le nombre de collaborateurs déclarés par l’organisation.

Ces « jolis » documents de travail, je les trouvais tout sauf jolis, car il devait s’agir là d’un moyen de documenter les résultats de l’audit, et non d’une fin en soi.  Chaque document de travail doit être sourcé (pour faire apparaître des informations telles que l’objet, la source, le périmètre et les conclusions). Tout cela prend un temps précieux aux auditeurs internes, et par conséquent, ralentit la mission. Une fois le rapport d’audit provisoire rédigé, les documents de travail doivent être passés en revue dans le cadre du processus d’assurance qualité de la mission. Toutes ces étapes monopolisent les ressources de la fonction d’audit interne et limitent sa capacité à entreprendre de nouvelles missions.
Mais alors, comment faire la différence entre « jolis » documents de travail et éléments essentiels à la documentation des résultats de l’audit ? J’ai toujours cherché la réponse dans les critères de suffisance et d’utilité. Car, si les « jolis » documents de travail sont généralement pertinents et fiables, ils débordent du cadre pour ce qui est de leur suffisance et de leur utilité. En effet, je n’avais pas besoin de l’annuaire pour me prouver que les effectifs de l’organisation étaient bien documentés. D’autres éléments suffisaient déjà amplement et, à vrai dire, l’annuaire était complètement superflu.

Les normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’IIA posent un cadre qui se veut large en matière d’exigences de documentation. Voici les deux passages qui nous intéressent :

  1. Norme 2310 : « Les auditeurs internes doivent identifier les informations suffisantes, fiables, pertinentes et utiles pour atteindre les objectifs de la mission. »
  2. Norme 2330 : « Les auditeurs internes doivent documenter les informations suffisantes, fiables, pertinentes et utiles pour étayer les résultats et les conclusions de la mission. »  

L’IIA précise par ailleurs ce qu’il entend par « information suffisante » : « Une information suffisante est factuelle, adéquate et probante, de sorte qu’une personne prudente et informée pourrait parvenir aux mêmes conclusions que l’auditeur. »
Le gros des documents de travail se compose de dossiers ou de documents qui confirment le respect du cadre, tels les politiques ou les dispositifs de contrôle. Je soutiens depuis longtemps que ces éléments n’ont pas leur place in extenso dans les documents de travail, surtout s’ils témoignent du fait que les règles sont bien respectées. J’apprécie particulièrement les recommandations formulées par les Normes d’audit du gouvernement américain (le « Livre jaune »), qui précisent aux auditeurs publics les éléments à faire figurer dans leurs documents de travail :

8.135.b. « les travaux réalisés et les éléments probants collectés pour étayer les conclusions et jugements significatifs, ainsi que les attentes dans le cas des procédures analytiques, notamment la description des transactions et des pièces examinées (par exemple, en précisant les références des dossiers ou des cas, ou par tout moyen permettant d’identifier les documents examinés, bien qu’il ne soit pas nécessaire de produire des copies de ces documents ou un compte rendu détaillé des informations qui y figurent) » (la mise en relief est de moi).

Toutes les fonctions d’audit interne devraient être dotées d’un système de contrôle visant à garantir la qualité des résultats d’audit. Dans ce type de cadre, on retrouve souvent des indications détaillées sur les modalités d’établissement des documents de travail.

J’encourage toutes les fonctions qui ont du mal à rendre leurs conclusions en temps et en heure, notamment à cause de la prolifération des « jolis » documents de travail, à revoir ces cadres dans un esprit ouvert.

Je serais curieux de savoir si, parmi mes lecteurs, certains ont déjà rencontré ce phénomène. 

Communication: Richard F. Chambers, Président et CEO du Global Institute of Internal Auditors, publie un article hebdomadaire pour InternalAuditor.org sur les questions et tendances relatives à la profession de l'audit interne.