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​Si le téléphone de l’audit interne ne sonne plus, il est temps de prendre les devants

Alors que la pandémie de COVID-19 semble vouloir se prolonger au second semestre, nombre d’entre nous ont commencé à accepter avec réticence l’idée que le bouleversement de nos habitudes de vie et de travail, d’abord considéré comme temporaire, puisse durer indéfiniment. On peut affirmer sans se tromper que les mesures prises pour faire face à la crise sanitaire et économique ont chamboulé nos modes de vie, mis nos ressources sous tension et notre patience et nos processus à rude épreuve.

Les efforts pour gérer les risques sanitaires et économiques associés à la pandémie ont eu un succès mitigé. Quant à savoir quelles retombées auront un effet permanent sur nos vies et lesquelles ne seront que temporaires et se résorberont une fois découvert le vaccin à ce virus mortel, les opinions divergent. Cependant, si ce tumulte historique a pu réaffirmer une chose à mes yeux sur le plan professionnel, c’est bien la valeur ajoutée de liens étroits avec nos parties prenantes. 

Il existe des preuves (qualitatives et statistiques) qui tendent à établir une corrélation entre l’étroitesse de ces liens et le niveau d’implication des fonctions d’audit interne dans la réponse à la pandémie. Je suis convaincu que les fonctions qui, avant la pandémie, avaient investi dans des relations suivies avec la direction générale et le conseil d'administration sont plus susceptibles d’avoir été sollicitées ; tandis que les autres sont restées sur le banc de touche.

Cette conclusion est en partie fondée sur le bon sens. Particulièrement en temps de crise, les dirigeants sont davantage susceptibles de se tourner vers les personnes en qui ils ont confiance. Si les responsables d’audit interne ne déploient pas le temps et l’énergie nécessaires pour forger ces relations de confiance, il y a fort à parier qu’ils ne seront pas sollicités lorsque frappera une catastrophe.

L’établissement de relations étroites suppose aussi de s’attacher à comprendre la mission de l’organisation, ses stratégies, ses objectifs. Les responsables d’audit interne qui saisissent les complexités de gestion sont plus susceptibles d’être vus comme des alliés fiables et créateurs de valeur en temps de crise.

Enfin, pour construire une relation, il est indispensable de comprendre les attentes de nos parties prenantes et d’y répondre, ainsi que de bien faire notre travail. De plus, en entretenant des relations saines avec les parties prenantes, l’audit interne est bien placé pour savoir comment ces attentes peuvent changer et évoluer au fil du temps. Dans mon livre, The Speed of Risk (La vitesse du risque), je donne aux lecteurs quatre clés pour gérer le cycle de vie des attentes des parties prenantes :

  • Comprendre les attentes à un moment t.
  • Réunir et conserver les capacités suffisantes pour répondre à ces attentes.
  • Mettre en place un processus permettant d’évaluer le degré de satisfaction des attentes, et de produire des rapports à ce sujet.
  • Établir des processus de sorte à réévaluer ponctuellement les attentes.

Plus haut, j’ai parlé de preuves à l’appui de ma démonstration, alors voyons ce que nous apprennent les sondages rapides menés par l’Audit Executive Center (AEC) de l’IIA auprès des responsables d’audit interne depuis le début de la pandémie.

Le sondage rapide no 2, conduit mi-avril auprès de responsables d’audit interne d’Amérique du Nord, a montré que les parties prenantes appréciaient le point de vue de l’audit interne et qu’elles cherchaient de nouveaux moyens de tirer parti de ses compétences et de ses visions. Les résultats du sondage donnent une image détaillée de la manière dont les fonctions d’audit interne ont modifié leur plan d’audit pour identifier et atténuer les risques liés à la pandémie. Voici ce qu’indique le rapport d’analyse :
« Dans l’ensemble, les responsables d’audit interne font preuve de souplesse et d’agilité face à l’environnement de risque dynamique provoqué par le coronavirus. Les trois quarts des fonctions d’audit interne ont mis à jour leur plan d’audit. Deux tiers d’entre elles identifient les risques émergents, et plus de la moitié ont déjà mis à jour leur évaluation des risques. »

Le sondage détaille également les travaux que les fonctions d’audit interne ont entrepris de mener dès que la crise sanitaire a été requalifiée en pandémie, à la mi-mars. Les résultats montrent que de nombreuses fonctions d’audit interne ont agi de manière agile, avec toute la flexibilité requise par une mobilisation générale. On peut lire dans le rapport :
« Le fait que près de 4 sondés sur 10 aient pris en charge de nouvelles missions sous l’effet du COVID-19 et qu’ils soient autant à avoir demandé à leurs collaborateurs de mettre de côté leurs travaux d’audit habituels pour aider l’organisation à traverser la crise en prenant en charge des travaux autres que d’audit traduit l’agilité dont ont fait preuve les responsables d’audit interne. »

Le sondage reflète un niveau élevé de confiance des parties prenantes dans l’audit interne dès les prémices de la crise, à un moment où les organisations se démenaient pour gérer la myriade de risques exacerbés par la pandémie. Toutefois, dès lors que le branle-bas de combat initial a fait place à la nécessité de revenir à une certaine forme de normalité, l’implication de l’audit interne a semblé faiblir.

Les résultats du sondage rapide no 3, réalisé début mai, montre un manque inquiétant d’implication de nombreuses fonctions d’audit interne au moment où les organisations pesaient le pour et le contre pour arbitrer sur le retour de leurs collaborateurs au bureau. Dans mon billet du 18 mai, j’écrivais :

« [J]e trouve cela (...) troublant que les répondants [aient] été bien trop nombreux à ne pas pouvoir exprimer d’opinion sur le degré de préparation de leur organisation pour environ un tiers des facteurs examinés. Cela révèle qu’un grand nombre de fonctions d’audit interne sont spectatrices de certains des risques les plus significatifs auxquels sont confrontées leur organisation. Ce chiffre est inacceptable, d’autant plus que les évaluations des risques auraient dû être mises à jour pour faire face à la crise pandémique.

Loin de moi l’idée d’accuser l’audit interne d’inaction. Près des trois quarts des sondés ont noté qu’ils identifient des risques émergents et qu’ils mettent à jour leur évaluation des risques. Deux tiers d’entre eux réalisent des missions de conseil au sein de leur organisation en préparation du retour des collaborateurs. Toutefois, rares sont les auditeurs internes qui effectuent des revues de certaines zones de risque critiques. »
Dans ce billet, j’ai également évoqué les conséquences à long terme pour les fonctions d’audit interne qui ne parviendraient pas à fournir une assurance rapide dans ce domaine de risque clé :

« Dans les prochains mois et les prochaines années, les conséquences de la pandémie (prévues et imprévues) pourraient entraîner des faiblesses organisationnelles et accroître les risques liés aux litiges. Comme toujours, la question sera posée de l’implication de l’audit interne. Aussi ne sera-t-il pas possible de répondre "nous ne savions pas" ou "nous n’avons pas été impliqués". »

Le sondage rapide no 4, mené début juin, n’a fait que confirmer l’importance de liens étroits avec les parties prenantes. On y apprend que, si les coupes pressenties dans les budgets de l’audit interne ont été non négligeables, elles auraient pu être bien pires, compte tenu des effets d’une crise qui s’éternisait et du plongeon économique associé. Toutefois, ces coupes budgétaires n’étaient pas censées se traduire par des réductions significatives de personnel. J’ai écrit dans mon billet du 15 juin :

« Un examen plus approfondi des dernières données du sondage de l’AEC montre que les réductions budgétaires prévues seront principalement axées sur trois domaines : les déplacements, la formation et les externalisations. 65 % des répondants prévoient des diminutions significatives des budgets consacrés aux déplacements, tandis que 87 % s’attendent a minima à quelques coupes. Ces réponses révèlent non seulement l’opportunité de réduction des dépenses durant ce ralentissement économique historique mais aussi que les auditeurs internes apprennent à travailler à distance. »

Bien plus de la moitié des responsables d’audit interne ayant répondu au sondage ont déclaré s’attendre à une hausse de la fréquence des évaluations de risques et des revues du plan d’audit au cours des 12 mois à venir, ainsi qu’à l’assouplissement de ce plan. Toutefois, ce même sondage a révélé que seuls 34 % des répondants prévoyaient d’accroître les échanges avec le comité d’audit. Voilà ce j’écrivais alors :

« Si deux tiers des répondants prévoient de revenir au statu quo en matière de communication avec nos parties prenantes dans le "Monde d’après", alors, nous manquons une occasion en or. La réponse de l’audit interne à la pandémie a mis en évidence sa capacité à fournir une valeur précieuse aux organisations en temps de crise, non seulement du point de vue de son cœur de métier, mais aussi en tant que conseiller de confiance. Nous devons saisir cette opportunité en élargissant la conversation avec les comités d’audit et le management afin de renforcer notre position fraîchement acquise à la table des négociations. »

Dans l’ensemble, les résultats de ces sondages dressent un tableau mitigé de la manière dont l’audit interne a été jusqu’à présent capable de réagir face à la pandémie. Au cours de mes 15 années d’expérience comme responsable d’audit interne, j’ai découvert que mes parties prenantes étaient bien plus enclines à faire appel à moi en temps de crise si j’avais au préalable noué des relations de confiance étroites avec elles. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est jamais trop tard pour cultiver la confiance. Si votre téléphone ne sonne plus et que votre boîte mail reste silencieuse, il est temps de prendre les devants

Comme toujours, je me réjouis de lire vos réactions.

Communication: Richard F. Chambers, Président et CEO du Global Institute of Internal Auditors, publie un article hebdomadaire pour InternalAuditor.org sur les questions et tendances relatives à la profession de l'audit interne