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​Sous-traitance de l’audit interne : choses à faire et à éviter

Le 1 Mai 2017

Selon une enquête réalisée par l’IIA Malaisie dans son pays en pleine croissance, la majorité des sociétés cotées (54%) ont entièrement sous-traité leur fonction d’audit interne en 2016 ; la sous-traitance étant plus fréquente dans les petites organisations et moins pratiquée dans le secteur financier.

Cette enquête soulève à nouveau la question de la viabilité de la sous-traitance pour un nombre croissant d’organisations, alors que les attentes en matière d’efficacité de la gouvernance et de gestion des risques deviennent plus complexes.

Il ne fait aucun doute que la profession devra élargir ses compétences pour jouer pleinement son rôle vis-à-vis de ses parties prenantes : fournir une assurance sur les risques émergents et devenir conseiller de confiance en matière de risques, d’opérations et de stratégie. Les directions générales et les conseils d’administration, en particulier dans les secteurs en forte évolution et technologiques, privilégieront des solutions qui répondent de manière optimale à leurs exigences et à leurs budgets.

Je suis convaincu qu’une fonction d’audit interne indépendante, dotée de ressources internes suffisantes en personnel d’encadrement et opérationnels, est la meilleure solution. Il existe cependant d’autres politiques de gestion des ressources dont la co-traitance ou le recours à des « auditeurs occasionnels » qui peuvent renforcer l’équipe d’audit interne en apportant les compétences nécessaires à certaines missions ou répondre à des besoins ponctuels en effectif. En effet, l’enquête CBOK 2015 sur la pratique de l’audit interne a révélé que 38% des organisations se tournent vers des prestataires externes pour répondre à certains besoins. Aux Etats-Unis, le recours à la co-traitance est plus répandu encore au sein des plus grandes entreprises.

Mais lorsque le service d’audit interne est entièrement externalisé, la direction et le Conseil doivent s’assurer que le prestataire auquel ils font appel fournit un service de grande qualité et sert les intérêts de l’organisation.

Les organisations qui envisagent cette solution peuvent consulter la prise de position de l’IIA décrivant les principaux rôles et responsabilités en son sein. Ce document indique clairement que l’organisation doit conserver le pilotage de la fonction d’audit interne et en assurer sa qualité, peu importe par qui le service est finalement fourni.

« Dans les cas où l’on opte pour l’externalisation totale, l’IIA estime que la supervision et la responsabilité de l’activité d’audit interne ne peuvent pas être confiées à un prestataire extérieur. Il convient de désigner un correspondant au sein de l’organisation, de préférence un membre de la direction générale ou un cadre dirigeant, qui sera chargé de « gérer » l’audit interne. Si ce correspondant exerce par ailleurs d’autres responsabilités (hors audit interne), il est impératif d’évaluer son indépendance. Le comité d’audit ou l’organe de gouvernance équivalent a également un rôle essentiel dans le processus de supervision, il est recommandé de prendre en compte le degré de supervision active. »

La Prise de position de l’IIA propose également une liste d’éléments à prendre en compte pour les organisations qui envisagent d’avoir recours à la sous-traitance de la fonction d’audit interne :

  • Ressources disponibles - Compte tenu de sa situation financière, la sous-traitance apparaît comme étant la seule option viable permettant à l’organisation de disposer de services d’audit interne compétents et fournis en temps opportun.
  • Taille de l’organisation - Les organisations de toute taille peuvent avoir besoin à un moment donné d’avoir recours à la co-traitance ou à la sous-traitance. Les motifs les plus fréquemment avancés pour justifier ces prestations sont : la pénurie temporaire de personnel, la recherche de compétences spécialisées, les contraintes de délais et la couverture des sites éloignés. En outre, les organisations de petite taille peuvent juger nécessaire d’explorer l’externalisation étant dans l’incapacité d’embaucher des auditeurs internes permanents ou à temps plein.
  • Lois et règlements applicables - Certaines juridictions peuvent interdire la sous-traitance des fonctions d’audit interne. Même si la législation ou la réglementation l’autorise, l’IIA déconseille aux organisations de confier les activités d’audit interne au commissaire aux comptes, cette situation engendrant un conflit d’intérêts et portant atteinte à l’indépendance.

Une réflexion ouverte doit également être menée sur les challenges que posent à l’organisation la création et l’entretien d’une équipe d’audit interne. Les meilleures équipes se développent et fonctionnent de façon optimale lorsque la direction générale, le Conseil et l’audit interne communiquent de manière ouverte et honnête et comprennent les tenants et aboutissants de leurs rôles respectifs. Ces conditions sont difficiles à réunir, même dans un contexte favorable. La sous-traitance de la fonction ajoute une complexité supplémentaire à ce challenge. Je suis convaincu que la Direction Générale et le Conseil doivent plus directement veiller au maintien de niveau du service d’audit interne lorsque celui-ci est entièrement externalisé.

Les organisations doivent donc examiner attentivement le contenu du contrat et les lettres de mission pour chaque mission sous-traitée. La Prise de position de l’IIA précise :

« Il convient de prêter attention à la teneur des contrats et des lettres de mission d’activités externalisées, aux papiers de travail, apports, conclusions, opinions, notations, informations et études comparatives (valeur ajoutée, etc.). Il est également conseillé de déterminer les délais, les rapports d’avancement, l’accès au personnel pour une discussion des résultats et le suivi, ainsi que la propriété des papiers de travail et l’exploitation des résultats, d’évaluer les restrictions ou les limitations, mais aussi les points forts et les effets positifs supplémentaires, et de définir clairement les critères de rémunération. »

Ce document fait ressortir la complexité de la sous-traitance. Le contrat doit permettre de définir au minimum les objectifs, le périmètre des missions, le niveau d’expertise nécessaire, les indicateurs de performance, les responsabilités en matière de suivi des actions et de correction, et la mise en place d’un programme d’assurance et d’amélioration qualité. À une époque où une grande partie de la valeur d’une organisation peut provenir de ses données, les accords avec des tiers doivent également inclure une évaluation des pratiques de sécurité et de gouvernance du prestataire, une définition claire du statut des documents de travail une fois le contrat arrivé à terme et éventuellement des clauses de limitations relatives aux missions que le prestataire pourrait entreprendre auprès de concurrents de l’organisation.

Chaque organisation est unique et les exigences en matière de dotation en personnel, de budget et de périmètre de responsabilité détermineront la meilleure option pour obtenir une assurance sur ses processus de gouvernance et de management de ses risques. Il est cependant impératif que les organisations envisageant de sous-traiter l’audit interne comprennent tous les avantages et les inconvénients de cette solution avant de prendre leur décision.

Comme toujours, vos commentaires sont les bienvenus.

Richard Chambers

Information

Richard F. Chambers, Président et directeur général de l’IIA (Institute of Internal Auditors) publie chaque semaine sur son blog un article sur les enjeux et les tendances concernant la profession d'audit interne.