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​Lors d’un audit de conformité, pensez au secteur de la santé !

À quelques exceptions près, les organisations de chaque secteur rencontrent des risques en matière de conformité, et ces derniers augmentent chaque année. En effet, des statistiques montrent que le pourcentage des audits de conformité dans les plans d'audit interne ne cesse de croître.

Dans le secteur de la santé, la conformité avec les lois et réglementations est essentielle. Outre le fait qu’elles exposent les organisations de ce secteur à de potentielles amendes et pénalités, les non-conformités sont souvent, littéralement, une question de vie ou de mort. Je pense que chacun pourrait tirer des enseignements de la manière dont les cultures de conformité sont établies au sein de ce secteur hautement réglementé.

Le département américain de la santé et des services sociaux (HHS) supervise des centaines, voire des milliers, de règles et réglementations conçues pour garantir des services médicaux sûrs et efficients. Le bureau de l’inspecteur général (OIG) du département a publié sept facteurs de conformité qui constituent des conseils avisés pour la mise en place d’une culture de conformité solide, indépendamment du secteur.

Dans la mesure où les auditeurs internes sont de plus en plus sollicités pour évaluer l’efficacité des programmes de conformité de leurs organisations, ils gagneraient à étudier lesdits programmes à l’aune de ces sept éléments :

  • Désigner un responsable de la conformité et un comité de conformité. La qualité d’une culture de conformité dépend du pilotage effectué par un responsable de la conformité hautement qualifié et fortement soutenu par un comité de conformité. Afin de déterminer si cette relation est saine, l’OIG recommande aux organisations de se poser notamment les questions suivantes : la fonction de conformité a-t-elle une mission claire et suffisamment structurée ? La fonction de conformité est-elle dûment organisée et financée ? Le responsable de la conformité communique-t-il régulièrement au conseil et à la direction générale ?
  • Elaborer des règles et procédures en matière de conformité, y compris des normes de conduite. De telles règles et procédures doivent être clairement rédigées, adaptées aux responsabilités du quotidien et conçues pour aider les collaborateurs à rester en conformité tout en exerçant leurs fonctions.
  • Instaurer une communication ouverte. Une communication régulière et ouverte est le produit d’une culture organisationnelle saine. Elle devrait inclure des processus visant à encourager le signalement de fraudes et d’abus potentiels.
  • Proposer une formation et un accompagnement appropriés. Quel que soit le secteur, ne pas former et accompagner correctement les collaborateurs augmente la probabilité de les voir déroger aux lois et réglementations. L’audit interne devrait porter une attention particulière à la qualité des formateurs, aux processus de mise à jour des formations et à l’attitude des collaborateurs. A ce propos, il existe toujours un risque que les collaborateurs aient une attitude procédurale à l’égard de la formation en conformité.
  • Assurer la régularité du suivi et de l’audit interne. Il va sans dire que des plans de suivi et d’audit efficaces peuvent identifier des problématiques émergentes avant qu’elles ne deviennent de véritables problèmes. C’est pour cette raison que le suivi des constats et recommandations précédents est essentiel.
  • Remédier aux défaillances détectées. Comme indiqué ci-dessus, le suivi des constats et de leur traitement constitue une mission importante de l’audit interne. Il est tout aussi indispensable d’avoir une bonne compréhension de la manière dont l’organisation gère les problèmes identifiés. Une forte culture de conformité se reflète dans une approche cohérente du traitement des défaillances et de l’élaboration de plans efficaces pour y remédier.
  • Faire respecter les sanctions disciplinaires. Une culture de conformité efficace s’appuie sur un engagement à se comporter de manière éthique. Mais celui-ci peut s’éroder rapidement si les sanctions disciplinaires sont incohérentes et envoient des messages contradictoires aux collaborateurs. Les sanctions disciplinaires doivent être clairement communiquées et leur application doit être cohérente et bien documentée. 

Ces sept étapes offrent une base solide pour le développement d’une culture de conformité saine. Mais permettez-moi une mise en garde : une culture de conformité est, certes, un objectif majeur pour toute organisation, mais les fonctions d’audit interne ne doivent pas tomber dans le piège des audits de conformité qui cherchent la faute et n’offrent aucune solution.

Les bons auditeurs internes creusent pour trouver la cause première des manquements en matière de conformité, puis proposent des solutions. Les parties prenantes se lassent de plus en plus des missions qui critiquent au lieu de leur offrir de l’aide pour améliorer l’efficacité de leurs activités.

Comme toujours, vos remarques sont les bienvenues.

 

Richard Chambers

Pour information

Richard F. Chambers, Président et directeur général de l’IIA (Institute of Internal Auditors) publie chaque semaine sur son blog InternalAuditor.org un article sur les enjeux et les tendances concernant la profession d'audit interne.